Ha faste datoer for fakturering og innkreving
Den største tabben du kan gjøre for å sikre inntekter, er å ikke fakturere dem. Mange SMB-bedrifter har små ressurser og stram likviditet. Likevel ser vi at mange venter med å fakturere. Fakturer heller med en gang varen eller tjenesten er levert!
Lag deg en god rutine for når du fakturerer kunder. Dersom du har faste kunder, skaper dette også forutsigbarhet for kunden. Gjør det samme med fakturaoppfølgingen – ha en fast dag hvor du gjennomgår forfalte fakturaer. Systemene vi bruker gir deg varsel når fakturaene har forfalt.
Sørg for at du fakturerer riktig
Dersom fakturaen din inneholder feil, enten i innhold eller formkrav, er det ikke så rart betalingen uteblir. Sørg for at du fakturerer riktig, helst fra et regnskapssystem. Her er alle lovkrav hensyntatt og gjør det enklere å ha kontroll.
Er fakturaen tydelig utover formkravene? Dersom du skriver tydelig hva du fakturerer, er det lettere for kunde å være enig i fakturaen. Dette henger også sammen med avtaleinngåelsen med kunde. Vær tydelig på pris og andre faktorer som påvirker fakturering. Kundene ønsker forutsigbarhet, så gi dem dette så langt det lar seg gjøre.
Vår anbefaling er å sende alle fakturaer på EHF. Da blir fakturaene sendt rett til regnskapssystemet til kunden. I tillegg, får bedrifter som sender EHF-fakturaer raskere betalt. De fleste regnskapsprogram har nå bankintegrasjon, som sikrer betaling samtidig som bokføringen av fakturaen.
Tenk over hvordan du vil kreve inn penger
Systemet du fakturerer fra, har antageligvis automatikk som kan hjelpe deg med innkreving. Du kan sette opp en automatisk purre-rutine, hvor det sendes påminnelse til kunden etter forfallsdato. Denne automatikken kan fortsette helt til det blir sendt til inkasso. Dette er veldig lite tidkrevende, men dersom du fakturerer mange bedrifter, er det ofte noen dette ikke fungerer på.
Det som veldig ofte fungerer, er å ta kontakt direkte med kunden. Gi kunden en hyggelig påminnelse om at fakturaen din har forfalt. En enkel «har du glemt fakturaen» tas ikke dårlig opp. I noen bransjer og for noen kunder kan det være mer riktig å ha en mer formell tilnærming enn dette. Lag deg en rutine som fungerer for deg og ditt kundesegment.
Bruk et inkassobyrå dersom innbetaling uteblir
Det hender at kundene ikke betaler fakturaene dine, og det er noe vi ikke får gjort noe med. Da kan det være smart å gi et inkassobyrå oppdraget videre. Mange inkassobyråer er nå integrert til regnskapssystemet. Velg deg ut en partner som passer til din bedrift. Noen inkassobyråer er mer formelle i sin innkreving, mens andre er mer folkelige. Unikum Regnskap har også et partnerskap med Kravia, hvor vi enkelt kan følge opp dine fakturaer direkte fra innlogget side. Dersom du ønsker å sette vekk fakturaoppfølgingen, kan vi utføre dette for deg.
Bruk en regnskapsfører til å gjennomgå rutinene dine
En regnskapsfører har solid erfaring når det kommer til faktureringsrutiner. Vi vet om enkle grep som kan gjøres for å redusere risiko for tap. Dersom du har gjentagende problemer med forfalte fakturaer, kan en regnskapsfører hjelpe deg med å se muligheter.
Dette var mine fem beste tips for å få bedre faktureringsrutiner. Dersom du følger disse, er jeg trygg på at bedriften din vil få færre forfalte fakturaer, og kan være en svært god investering for bedriften over tid.
Dersom du ønsker å vite mer, ta kontakt med oss!
